El
analista debería aplicar un enfoque sistemático en el análisis y el diseño de
los sistemas de información. El ciclo de desarrollo de los sistemas o ciclo de
vida de los sistemas (SDLC: Systems Devetopment Life Cycle) es un enfoque por
etapas de análisis y de diseño, que postula que el desarrollo de los sistemas
mejora cuando existe un ciclo específico de actividades del analista y de los
usuarios.
En
general, los analistas no están de acuerdo respecto al número exacto de etapas
que conforman el ciclo de desarrollo de los sistemas; sin embargo, se
reconoce la importancia de su enfoque sistemático. Se dividirá
el ciclo de vida en siete etapas, que aunque se presentan de manera
discreta, nunca se llevan a cabo como un
elemento Independiente. En lugar de ello. se realizan al mismo tiempo
diversas actividades, y éstas llegan a repetirse. Por ello es de mayor utilidad
suponer que el ciclo de desarrollo de los sistemas transcurre en etapas (con
actividades en acción que luego cesan poco a poco) y no como elementos
separados.
1)
Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.
En esta
primera etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista se involucra
en la identificación de los problemas, de las oportunidades y de los objetivos.
Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, pues
nadie estará dispuesto a desperdiciar su tiempo dedicándolo al problema
equivocado.
La
primera etapa requiere que el analista observe de forma objetiva lo que ocurre
en una empresa. Luego, en conjunto con los otros miembros de la organización
hará notar los problemas. Muchas veces esto ya fue realizado previamente:
y por ello es que se llega a invitar al analista.
Las
oportunidades son acuellas situaciones que el analista considera que
pueden perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información
computarizados. Al aprovechar las oportunidades, la empresa puede lograr
una ventaja competitiva o llegar a establecer un estándar industrial.
La
identificación de objetivos también es un componente importante de la primera
fase. En un comienzo, el analista deberá descubrir lo que la empresa
intenta realizar, y luego estará en posibilidad de determinar si el uso de los
sistemas de información apoyaría a la empresa para alcanzar sus
metas, el encaminarla a problemas u
oportunidades específicas.
2)
Determinación de los requerimientos de información.
La
siguiente etapa que aborda el analista, es la determinación de los
requerimientos de información a partir de los usuarios
particularmente involucrados. Para identificar los requerimientos
de información dentro de ¡a empresa, pueden utilizarse diversos instrumentos,
los cuales incluyen: el muestreo, el estudio de los datos y formas usadas por
la organización, la entrevista, los cuestionarios: la
observación de la conducta de quien toma las
decisiones, así como de su ambiente: y también el desarrollo de prototipos.
En esta
etapa el analista hace todo lo posible por identificar qué información requiere
el usuario para desempeñar sus tareas. Puede ver, cómo varios de los métodos
para establecer las necesidades de información, lo obligan a
relacionarse directamente con los usuarios. Esta etapa sirve para elaborar la
imagen que el analista tiene de la organización y de sus objetivos. En
ocasiones, se llegan a concluir sólo las primeras dos etapas del ciclo de
desarrollo de los sistemas. El analista es el especialista que
emprende esta clase de estudios.
3)
Análisis de las necesidades del sistema.
La
siguiente etapa que ejecuta el analista de sistemas consiste en analizar las
necesidades propias del sistema. Una vez más, existen herramientas
y técnicas especiales que facilitan al analista la realización de las
determinaciones requeridas. Estas incluyen el uso de los diagramas
de flujo de datos (DFD) que cuentan con una técnica estructurada para
representar en forma gráfica la entrada de datos de la empresa, los procesos y
la salida de la información. A partir del diagrama de flujo de datos se
desarrolla un diccionario de datos que contiene todos los elementos que utiliza
el sistema, así como sus especificaciones, si
son alfanuméricos, descripción, clave primaria,
entre otros.
Durante
esta fase. el analista de sistemas también analiza las
decisiones estructuradas por realizar, que son decisiones
donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas
de acción podrán determinarse. Existen tres métodos para el análisis de las
decisiones estructuradas: el lenguaje
estructurado (en nuestro caso el español), las tablas de decisión y los árboles
de decisión.
No todas
las decisiones en las empresas se
encuentran estructuradas; no obstante, es importante
que las comprenda el analista de sistemas.
Las
decisiones semiestructuradas (decisiones que se toman bajo nesgo) con
frecuencia se apoyan en los Sistemas de Toma de Decisiones. Cuando analiza las
decisiones semiestructuradas el analista las examina de acuerdo con el
grado de complejidad del problema y con el número de criterios
considerados al llevar a cabo las decisiones.
El
análisis de decisiones de criterio múltiple (aquellas decisiones donde
numerosos factores tienen que equilibrarse) también es parte
de esta etapa. Se disponen de muchas técnicas para el análisis de
decisiones de criterio múltiple; incluyendo entre otras, e! proceso de intercambio
y la aplicación de métodos de ponderado.
A esta
altura del ciclo de desarrollo del sistema, el analista prepara una propuesta
del sistema que resume todo lo que ha encontrado, presenta un análisis costo /
beneficio de las alternativas y plantea las
recomendaciones (si es que existen) de lo que deberá realizarse. Si la
dirección acepta alguna de las recomendaciones, el
analista procederá de acuerdo con ella.
4) Diseño
del sistema recomendado.
En esta
etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista de sistemas usa la
información que recolectó con anterioridad y elabora el diseño lógico
del sistema de información. El analista
diseña procedimientos precisos de captura de datos, con el fin de que los datos
que se introducen al sistema sean los correctos. Ei analista también diseña
accesos efectivos al sistema de información, mediante el uso de las
técnicas de diseño de formularios y de pantallas.
Una parte
del diseño lógico del sistema de información es el diseño de la interfaz con el
usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, y evidentemente,
es de suma importancia. Serían ejemplos de interfaces para el usuario: el uso
del teclado para introducir preguntas o respuestas, el uso de menús en la
pantalla, con las opciones que tiene el usuario, el uso de dispositivos como el
ratón (mouse) y muchos otros.
La etapa
del diseño también incluye e! diseño de los archivos o la base de datos que
almacenará aquellos datos requeridos por quien toma las decisiones
en la organización. Una base de datos bien organizada es fundamental para
cualquier sistema de información. En esta etapa, el analista diseña la
salida (en pantalla o impresa) hacia el usuario, de acuerdo con sus necesidades
de información.
5)
Desarrollo y documentación del software
En esta
etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista trabaja con
los programadores para desarrollar todo el software
original que sea necesario. Dentro de las técnicas estructuradas para el
diseño y documentación del software se tienen: el método
HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi-Schneiderman, los
diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo. Aquí es donde, el analista de sistemas
transmite al programador los requerimientos de
programación.
Durante esta
fase, el analista también colabora con los usuarios para desarrollar
la documentación indispensable del
software, incluyendo los manuales de
procedimientos. La documentación le dirá al usuario como operar el software, y
así también, qué hacer en caso de presentarse algún problema.
6)
Pruebas v mantenimiento del sistema.
El
sistema de información debe probarse antes de utilizarlo. El costo es
menor si se detectan los problemas antes de la
entrega del sistema. El programador realiza algunas pruebas por su
cuenta, otras se llevan a cabo en colaboración con el analista de sistemas.
En un principio, se hace una serie de pruebas, con datos
tipo, para identificar las posibles fallas del sistema: más
adelante, se utilizarán los datos reales. El mantenimiento del sistema y de su
documentación empiezan justamente en esta etapa: y después, esta función
se realizará de forma rutinaria a lo largo de toda la vida del sistema. Las
actividades de mantenimiento integran una buena parte de la rutina del
programador, que para las empresas llegan a
implicar importantes sumas de dinero. Sin embargo, el costo del
mantenimiento disminuye de manera importante cuando el analista
aplica procedimientos sistemáticos en el desarrollo de los
sistemas.
7)
Implantación y evaluación de sistema.
En esta
última etapa del desarrollo del sistema, el analista ayuda a implantar el
sistema de información. Esto incluye el adiestramiento que el
usuario requerirá. Si bien, parte de esta capacitación la dan las casas
comerciales, la supervisión del adiestramiento
es una responsabilidad
del analista de sistemas. Más aún, el analista necesita planear
la suave transición que trae consigo un cambio de sistemas.
Aunque la
evaluación del sistema se plantea como parte integrante de la última etapa del
ciclo de desarrollo de los sistemas; realmente, la evaluación toma parte en
cada una de las etapas. Uno de los criterios fundamentales que debe
satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema desarrollado.
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